Einer der größten Zeitfresser für Büromenschen weltweit: Die E-Mail. Neben andauernder Meeting-Malaria ist das zeitintensive Beantworten elektronische Post vielleicht einer der größte Vielfraße der Ressource Zeit.
Die Zeiten, als Tom Hanks und Meg Ryan sich in der romantischen Komödie »e-m@il für Dich« gegenseitig elektronische Post zugeschickt haben, sind längst vorbei - und die 90er sind es auch.
Die Crux am heutigen Mailing: Wer einmal in den Strudel des Mail-Beantwortens hineingerät, der taucht oft erst nach längerer Zeit wieder auf - und hat noch keine der wichtigen Aufgaben bearbeitet, die einem die Chefin zur Erledigung auf den Schreibtisch gelegt hat.
Dabei muss man noch nicht mal einen Bürojob haben, um sich von der Kommunikation via Mail über die Maße in Beschlag nehmen zu lassen.
Glücklicherweise bin ich bei der Lektüre des Sachbuchs »Benutzen Sie Ihr zweites Gehirn« von Tiago Forte auf einen einfachen Trick gestoßen, wie ihr das Beantworten eurer Mails deutlich zügiger abwickeln könnt. Allgemeine Tipps für das produktive Arbeiten hat übrigens auch meine Kollegin Alana für euch parat:
Wie der Trick funktioniert, der sich mit einigen wenigen Klicks in Gmail einrichten lässt, erkläre ich euch in diesem Artikel. Im Kern geht es dabei um das Archivieren von Mails per Tastenkürzel und um das automatische Springen zur nächsten Nachricht.
Mit Labels: Wie ich bisher meine Mail priorisiert habe
Jahrelang habe ich meinen Maileingang in Google-Mail über Labels organisiert. Viele von euch werden die Herangehensweise kennen: Ihr öffnet in Google-Mail eine Mail. Daraufhin werden euch im Regelfall in der Kopfzeile eine Reihe von Icons angezeigt. Ganz rechts findet ihr das Icon für »Label hinzufügen«.
Darauf geklickt, öffnet sich ein Klappmenü, in dem ihr die geöffnete Mail mit einem bereits vorhandenen Label versehen könnt - oder ihr erstellt ein gänzlich neues Label.
In meinem Fall hatte ich ein rot grundiertes Label mit der Aufschrift »Beantworten!« angelegt. Mit diesem kennzeichne ich jene Mails, die ich zum Zeitpunkt des Öffnens nicht beantworten konnte (oder wollte), deren Beantwortung jedoch Not tat. Ein Beispiel seht ihr im folgenden Bild:
Die übrigen eintrudelnden Mails, die entweder Spam waren oder getrost ignoriert werden konnten, beließ ich im Posteingang. Ihr könnt euch vorstellen: Dadurch war mein Posteingang irgendwann vollgestopft mit lauter unbeantworteten Mails.
Aber immerhin hatte ich die wichtigen, zu beantwortenden Mails farblich markiert - und setzte mich zum geeigneten Zeitpunkt auch regelmäßig an deren Beantwortung.
Zugegeben: Ein Zeitfresser waren Mails bei mir persönlich nie. Mir ist allerdings klar, dass man ziemlich zügig in den Wirbelwind Mails-Beantworten hineingeraten kann.
Was also tun?
Vor einigen Wochen habe ich in Tiago Fortes von einem simplen Trick erfahren, wie ihr den Eingang eures Gmail-Postfachs sozusagen domestiziert - und war nach Umsetzung sofort begeistert davon.
Mit Tastendruck und Archiv: Wie ich meine E-Mails jetzt priorisiere
Denn mit dieser Methode haltet ihr nicht nur euren Posteingang sauber, ihr priorisiert auch effizient, welche Mails ihr sofort beantworten, welche noch warten können - und welche direkt in den digitalen Abfalleimer landen dürfen.
Zuerst erkläre ich euch, welche einfachen Einstellungen ihr vornehmen müsst, um in den Genuss der Methode zu kommen. In nur zwei einfachen Schritten richten wir das ein.
✅ Schritt 1 -Tastenkürzel aktivieren: Befindet ihr euch auf der Oberfläche von Gmail, ruft in die in der Kopfleiste untergebrachten »Einstellungen« auf, symbolisiert durch das »Zahnrad«-Icon. In dem sich nun öffnendem Klappmenü klick ihr auf den Button »Alle Einstellungen aufrufen« ganz oben.
In den Einstellungen angekommen, seht ihr euch mit einer neuen Kopfleiste konfrontiert. Dort wählt ihr einfach den allerersten Punkt »Allgemein« ganz links aus (beziehungsweise sollte das standardmäßig der Fall sein). Jetzt öffnet sich erstmal ein Menü mit unübersichtlich vielen Unterpunkten.
Jetzt scrollt ihr entweder so lange nach unten, bis ihr linksbündig die fett gedruckten Buchstaben »Tastenkürzel« erblickt, oder ihr nutzt diesen allseits beliebten Shortcut zum Suchen und Finden von bestimmten Begrifflichkeiten:
[Strg] + F
In dem sich jetzt öffnendem Suchfeld gebt ihr das Wort »Tastenkürzel« ein - und schon werdet ihr zur gesuchten Stelle in den Einstellungen transportiert.
Dort angekommen, habt ihr jetzt zwei Auswahlmöglichkeiten: »Tastenkürzel deaktivieren« und »Tastenkürzel aktivieren«. Im Original zustand belassen, sollte sich die Auswahl auf »Tastenkürzel deaktivieren« befinden. Ihr aber wählt »Tastenkürzel aktivieren« aus.
Abschließend scrollt ihr ganz nach unten und klickt auf den Button mit der Aufschrift »Änderungen speichern«.
✅ Schritt 2 - »Automatisch fortfahren« aktivieren: Das ist der Einstellungen noch nicht genug. Wieder in den Einstellungen wählt ihr den Punkt »Erweitert« aus. Diesen findet ihr in der Kopfleiste ziemlich weit rechts, zwischen »Chat und Meet« und »Offline«.
In »Erweitert« angekommen, orientiert ihr euch am allerersten Menüpunkt ganz oben: »Automatisch fortfahren« (siehe das Bild unten). Diesen müsst ihr aktivieren.
Die Beschriftung darunter verrät euch, wie sich »Automatisch fortfahren« auswirkt:
»Wenn Sie eine Konversation löschen, archivieren oder ignorieren, wird mit dieser Einstellung statt des Posteingangs einfach die nächste oder die vorherige Konversation angezeigt.«
Salopp gesagt: Ihr hoppelt direkt von einer Mail zur nächsten.
Fertig! Nun habt ihr alle nötigen Einstellungen vorgenommen - und ihr könnt euch endlich ans ziemlich zügige Beantworten eurer Mails machen.
Wie beantworte ich Mails in Gmail in nur 10 Minuten?
Kommen wir zu dem Fall, dass ihr euch frühmorgens mit einer Tasse entkoffeiniertem Haferkaffee an euren Schreibtisch setzt und euch an euren Mails zu schaffen macht. Wie funktioniert das jetzt konkret, so dass ihr am Ende eurer Sitzung ein blitzeblank leer geräumtes Eingangspostfach vorliegen habt?
Ganz einfach: Ihr fangt ganz oben an, und arbeitet euch bis ganz unten durch. Ihr öffnet eure erste Mail, und dann geht’s auch schon los. Dabei unterteilt ihr Mails in drei Wichtigkeits-Stufen und handelt entsprechend.:
✅ Relevant und schnell zu beantworten: Muss und kann sofort und schnell beantwortet werden - und so wird’s auch gemacht. Hier ist also Disziplin gefordert, aber es lohnt sich!
Handlung: Das Anliegen des Absenders kurz und knapp und vor allem immer freundlich beantworten.
➡️ Relevant, aber zeitintensiv(er): Muss beantwortet werden, ist aber nicht in sehr kurzer Zeit erledigt und wird deshalb auf später verschoben.
Handlung: Solche Mails schicke ich weiter an das kostenlos erhältliche Tool Evernote. Denkbar wäre auch, sich speziell für solche Mails eine zweite Mail-Adresse einzurichten oder wie oben beschrieben mit einem Label zu arbeiten.
⛔ Irrelevant: Ist unwichtig, kann ins Archiv verschoben werden.
Handlung: Die Taste E
drücken. Nun werdet ihr direkt zur nächsten offenstehenden Mail weitergeleitet. Beides ist erst dank der oben beschriebenen Anpassung an den Gmail-Einstellungen möglich.
Mit dieser Methode bändige ich binnen weniger Minuten den täglichen Mail-Wahnsinn und beschränke meinen Posteingang auf das Wesentliche. Okay, einmal die Woche widme ich mich den hinterlegten Mails aus der Kategorie »Relevant, aber zeitintensiv«. Aber das betrachte ich dann als ausgelagerte Aufgabe.
Dergestalt sorge ich dafür, dass mich Mails im Arbeitsalltag nicht »aufsaugen« und mich von den Aufgaben abhalten, die wichtiger in meinem Tagesablauf sind.
Inwiefern Meetings dabei ein Problem sein können, hat übrigens niemand geringeres als Steve Jobs schon vor langer Zeit betont:
Steve Jobs erkannte bereits 1986 einen der größten Feinde der Produktivität: Meetings bei der Arbeit
Fandet ihr diese Handreichung in Hinblick auf das möglichst zeitsparende Beantworten von elektronischer Post hilfreich, oder rümpft ihr die Nase angesichts solcher Optimierungsversuche? Außerdem spannend: Welche Mail-Tools nutzt ihr? Wie portioniert ihr die Zeit für Mails? Schreibt uns eure Erfahrungswerte dazu gerne in die Kommentare.
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